ما أدوات رصد ومتابعة حضور وانصراف الموظفين أثناء عملهم في المنزل والتأكد من التزامهم بالدوام؟


في البداية يجب التأكيد على أنه من أجل تحويل التعامل داخل منظومة العمل من العمل داخل المقر للعمل المرن من الخارج، أن فلسفة العمل وقياس الأداء وكافة التفاصيل الأخرى سوف تختلف، فالأمر ليس مجرد أن الدوام سيكون من خارج المقر.

أي أنه يجب على الشركات أن تتجه نحو فلسفة القياس بالنتائج، وهو ما يستتبعه تغيير شامل في منظومة العمل، وبعيدا عن الظروف الراهنة، فإن فلسفة القياس بالنتائج أجدى وأنفع لأصحاب الشركات، فهي تربط العمل بنتائجه، وليس بالوقت المبذول فيه، ومن ثم فإن مؤشرات قياس الأداء KPIs ستكون مبنية على النتائج المتوقعة من كل مهمة في الشركة وكذلك على مستوى الموظفين، أي المهام المتوقعة من كل موظف على حدة.

على سبيل المثال: المحاسب، في فلسفة العمل العادية فإن المحاسب له دوام معين، 8 ساعات على سبيل المثال، ويتم محاسبته بناء على ما حضره من أيام وحال عدم حضوره يحدث جزاء في صورة خصم وما شابه، ولكن مع تحويل العمل للقياس بالنتائج، فيجب إعادة تفصيل التوصيف الوظيفي للمحاسب ومهامه الوظيفية بدقة، فإن كان من مهامه، على سبيل المثال، إدخال عدد معين من التعاملات المالية يوميا، وتقديم تقرير يومي عن المدفوعات، فإن المهمتين يمكن قياسهما بشكل دقيق، فهناك عدد مدخلات يمكن قياسه وهناك تقرير له نموذج واضح يمكن قياس هل تم تقديمه بالشكل المطلوب أم لا.

هذا المثال ينطبق على كافة وظائف الشركة، ومن مهام الموارد البشرية وتحديدا الجزء الخاص بوضع التوصيفات والمهام الوظيفية أن تستخرج هذه التفاصيل وكيفية قياسها بالتعاون مع مديري الأقسام والوحدات داخل الشركة.

إذا تم هذا التحول داخل الشركة، يمكن حينها الحديث عن مسألة الدوام وكيفيته، وهنا يجب التنويه أنه ستظل هناك مهام تستلزم دوام بمواعيد ثابتة، على سبيل المثال مهندس الصوت في استديو، هذه المهمة يجب قياس عامل الوقت الذي يتواجد فيه المهندس في العمل وعدم التأخير دقيقة عن مواعيد الحضور والانصراف، لأن وجوده هو عامل أساسي لعمل الاستديو نفسه، ومن ثم فكل دقيقة مهدرة هي دقيقة مهدرة من موارد الشركة (مالكة الاستديو) ومن ثم فإن أحد النتائج المتوقعة لمهام مهندس الصوت في الاستديو هو ضمان التشغيل الكامل والمستمر للاستديو.

لذا فبعد هذه المقدمة حول التحول، نأتي للآليات والوسائل:

أولا ما يتعلق بمتابعة الدوام، في هذا الرابط هناك ترشيح لعشرة برامج يمكن الاستعانة بها في هذا الشأن مع بيان المميزات والعيوب.

ثانيا يجب أيضا الاهتمام بالمتابعة عن طريق الاجتماعات المباشرة عبر الانترنت، وهو أمر سيسهل عمله في ظل التواصل الإليكتروني، وهناك عدة اقتراحات في هذا الرابط، أرشح منها برنامج Zoom بالأخص.

ثالثا هناك عدة برامج للمحادثات ومن ثم المتابعة الفورية، أرشح منها بالأخص Slack فهو الأفضل في مجال التواصل داخل الشركات، وهو ما سيوفر تواصل مباشر ومستمر بين الموظفين داخل الشركة في ظل العمل من خارج المقر.

رابعا يمكن تتبع المهام الموكلة للموظفين ومدى تنفيذهم لها من خلال العديد من البرامج الخاصة بأداء ومتابعة المهام، أرشح منه بالأساس Trello، وفي هذا الرابط ترشيحات متنوعة بديلة له أيضا.

في النهاية يجب التأكيد على ما تم ذكره في البداية، أن هذه الوسائل في النهاية هي جزء من كل، وتفصيلة ضمن تفاصيل، وأن فلسفة العمل هي التي ستجعل هذه الوسائل تنجح في تأدية مهامها، لأنه بدون قياس نتائج كل مهمة وكل موظف بشكل دقيق، فإنه حتى العمل من داخل المقر لن يكون ضمانة لتحقيق المستهدفات.

أضف إجابتك

cloud_upload

جار الرفع... ({{imageUpload.progress}})

أرسل إجابتك كعضو
أرسل إجابتك كزائر

اطرح سؤالك على مجتمع التعلم واحصل على أجوبة من خبراء

الإشعارات

أغلق
جار تحميل المزيد
لا توجد إشعارات